Fatturazione elettronica e ristoranti: come regolarsi?

Dal primo gennaio, lo sai, è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati, quindi per tutte le attività e i pubblici esercizi, compresi ristoranti, pizzerie, bar e pasticcerie. Sono esonerati dalla fatturazione elettronica i regimi agevolati dei “minimi” e dei “forfettari” (ma non della flat tax): per loro resta la fattura cartacea, che di conseguenza deve essere accettata obbligatoriamente anche da chi emette fattura elettronica.

Detto così, suona troppo semplice. In questo post vogliamo spiegarti in parole semplici tutta la procedura da seguire, sia che la tua attività debba emettere fattura elettronica, sia che debba riceverla. E fugare i tuoi dubbi sul caso specifico della ristorazione. Ritagliati del tempo per leggere con calma questo articolo. 

Cos’è e come funziona la fattura elettronica 

La fattura elettronica è in formato xml, non essendo cartacea viene firmata digitalmente e poi trasmessa allo SdI, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Il famigerato SdI è già diventato lo spauracchio di tutte le imprese. Ti spieghiamo cosa fa e come lavora, così che tu possa affidarti più facilmente ai suoi meccanismi di trasmissione delle fatture in formato elettronico.

• Lo SdI dell’Agenzia delle Entrate

         Lo SdI è una sorta di “postino” che fa viaggiare le fatture in formato digitale anziché cartaceo. Per l’Agenzia delle Entrate è un centro di smistamento delle fatture elettroniche che qui confluiscono.

• Il codice univoco o destinatario

Avrai già scelto il software con il programma di fatturazione elettronica da utilizzare. E saprai anche che per fare fatture elettroniche, e per riceverle, la tua attività  deve possedere un codice univoco o destinatario (si chiama così) di 7 cifre (tra lettere e numeri)  che ti viene dato dal gestore del programma che hai scelto. Il codice univoco o destinatario può anche essere richiesto direttamente allo SdI dell’Agenzia delle Entrate. In genere, però, lo fornisce, facendo da intermediario, il software che utilizzi per la fatturazione elettronica.

Attenzione: lo stesso gestore darà lo stesso codice a tutti i suoi clienti, quindi il codice non è univoco. Lo diventa quando si abbina con la propria partita Iva.

• L’invio a 3 diversi destinatari

Nel momento in cui usi il software che hai scelto per la fatturazione elettronica, con un solo invio recapiti la tua fattura a 3 soggetti diversi:

1. lo SdI dell’Agenzia delle Entrate
2. la controparte, ovvero la persona che ti ha richiesto la fattura
3. il commercialista

I documenti vengono poi archiviati per 10 anni.

Nota bene: lo strumento di cui puoi servirti non è necessariamente il computer ma può essere anche il registratore di cassa (opportunamente abilitato allo scopo). In più, lo saprai, da quest’anno c’è anche l’obbligo di collegare tutti i registratori di cassa all’Agenzia delle Entrate: nel momento in cui si batte uno scontrino ne arriva automaticamente comunicazione.

L’alternativa della PEC: solo per pochi

Facciamo un passo indietro e chiariamo qualche aspetto in più sul codice di cui devi dotarti. Abbiamo detto che nella stragrande maggioranza dei casi lo ottieni direttamente dal programma di fatturazione elettronica che hai scelto, oppure lo chiedi direttamente all’Agenzia delle Entrate (se hai un canale accreditato per farlo).

C’è una terza soluzione, alternativa al codice:

• la PEC (posta elettronica certificata)

Ce l’ hai obbligatoriamente e puoi usarla per inviare e ricevere fatture in formato xml. Devi sapere però che la PEC può fare al caso solo di chi emette e riceve un numero molto basso di fatture elettroniche. E richiede questa accortezza: nella fattura bisogna inserire nel campo Codice Destinatario: 0000000 (sette zeri). Questo accade perché manca il codice univoco o destinatario di cui abbiamo parlato prima. Il motivo è chiaro: se usi la posta elettronica certificata vuol dire che non ti servi di un gestore di fatturazione elettronica e quindi né lui né l’Agenzia delle Entrate ti hanno assegnato un codice.

          Se, però, la tua attività smista un numero elevato di fatture devi dotarti del codice del quale ti abbiamo parlato sopra.  

Il caso specifico del ristorante: il cliente che vuole la fattura (digitale) esce dal mio locale senza nulla in mano?

 Funziona così:

• il cliente che ti chiede la fattura ti fornisce il suo codice destinatario e tu gliela intesti, poi procedi con l’invio in digitale tramite PEC o attraverso il software di cui ti sei dotato.
• al momento, chi sta pagando può richiederti uno scontrino di cortesia (oltre che, naturalmente, la ricevuta del POS se il pagamento avviene con bancomat o carta di credito) come promemoria della spesa. Lo scontrino di cortesia non ha alcun valore fiscale ma può essere una nota spese per il tuo cliente che deve farsi rimborsare il pasto o che poi, tramite fattura, ne scarica i costi.
• resta fermo che ai clienti che non chiedono la fattura continui ad emettere scontrini o ricevute fiscali come sempre. L’obbligo della fatturazione elettronica non ha nulla a che vedere con questo!