Breakfast in Hotel. Le tendenze e le strategie commerciali migliori

Le tendenze nel food sono come la moda, giri immensi e poi tornano, lo stesso vale per la prima colazione, tornata in auge e al centro di molte delle scelte degli albergatori rispetto alla strategia commerciale.  Difficile pensare al brekfast come lo conoscevamo prima del Covid, interessante immaginarlo partendo da quei concetti, in una nuova ottica, con un diverso vestito e un approccio orientato al cliente molto più di prima. L’era dello sfarzo, del monumentale e del chi più ne he ne metta è terminato.

Prima di pensare alle varie tipologie di prima colazione nell’era post-Covid è necessario fare un passo indietro e ragionare in termini manageriali. Le domande iniziali da porsi sono: chi siamo? Che strutture gestiamo? Pensiamo quindi alla tipologia di hotel (siamo un business, un leisure o un bleisure quindi un misto tra le due possibilità). Differenti tipologie di hotel difatti prevedono segmenti di mercato e target diversi. Di fondamentale importanza è anche ragionare sul periodo di attività della nostra struttura ricettiva. Gli alberghi stagionali dovranno costruire strategie differenti rispetto ad altri. La tipologia e le caratteristiche dell’hotel fanno quindi la differenza nella valutazione del modello di breakfast da proporre.

Esistono però anche altri elementi da tenere in considerazione per valutare quale proposta di breakfast potrebbe coesistere al meglio con il tipo di struttura a disposizione. La prima è sicuramente il fattore spazio. La grandezza e le dimensioni della nostra breakfast room incideranno notevolmente sulla nostra scelta finale. Il secondo elemento da tenere in considerazione è quello delle distanze. Quali soluzioni posso attuare per ottimizzare gli spazi facendo rispettare le distanze? Pensare alla disposizione dei tavoli ad esempio risulterà determinante nel decidere poi se proporre un servizio al tavolo o un altro tipo di prima colazione. Anche le dotazioni giocano un ruolo primario nella disposizione del nuovo modello di breakfast. Mascherine, guanti monouso e igienizzanti dovranno essere alla base della filiera produttiva della colazione per tutto il personale. Queste dotazioni, con le quali dovremo convivere ancora per molto, dovranno essere gestite in maniera ottimale per fare in modo che non diventino un malus per la qualità del servizio e del prodotto finale. Infine, vi sono appunto le risorse umane, il vostro personale. Come gestire il loro distanziamento? Come ottimizzare la loro presenza e di conseguenza anche i loro costi? Sicuramente pensando ad una riorganizzazione interna per quel che riguarda alcune mansioni che possono essere tranquillamente svolte da un’unica persona durante l’arco della giornata. Ottimizzare tempi morti, mansioni significa abbattere costi e massimizzare i ricavi.

Eccone quindi solamente alcuni. Dai più tradizionali e simili al buffet libero del passato, ad altri maggiormente innovativi, ma che nascondono delle insidie gestionali ed economiche da non sottovalutare.

La prima formula è quella del buffet assistito e porta con sé un grande vantaggio: è la più vicina e simile al buffet come lo conoscevamo prim. Questa soluzione prevede alcune caratteristiche di base: la presenza di un operatore e una serie di prodotti per la prima colazione proposti in stile buffet. Come si svolge questa formula? I clienti, dopo essersi alzati muniti dei dispositivi di sicurezza, possono scegliere come comporre la propria prima colazione e vengono serviti da un operatore direttamente su un vassoio. Quali sono i lati negativi? Questa opzione ha come svantaggio l’aumento dei costi per la gestione delle risorse umane, che però è possibile abbattere riorganizzando il personale.

Una seconda possibilità legata al concetto di buffet è quella del buffet imbalsamato. Per imbalsamato si intende la modalità classica di buffet, ma con la grande differenza che tutti i prodotti dovranno essere impacchettati oppure proposti in soluzioni monouso. In questo frangente il fattore rischio è totalmente azzerato, inoltre vengono abbattuti anche i costi del personale che non devono svolgere né servizio al tavolo e nemmeno al bancone. Questa scelta però ha come ovvia conseguenza una dimensione fredda e poco coinvolgente della prima colazione.

Una scelta differente potrebbe essere quella del servizio al tavolo. Questa possibilità dipende però dalle caratteristiche del proprio personale d’hotel. Dal punto di vista organizzativo e gestionale la struttura ricettiva deve essere in grado di organizzare, sia dal punto di vista delle tempistiche che degli standard, un servizio efficiente per i suoi clienti. Un’opzione da valutare con attenzione, soprattutto per quel che riguarda i costi del personale, ma che allo stesso tempo permette di consolidare un rapporto con la clientela.

Interessante e innovativa una formula mista. Un mix tra il buffet assistito e il servizio al tavolo. Semplificando: creare l’opportunità di offrire una serie di prodotti che possono essere comodamente serviti al tavolo dal personale di sala, oltre ad una gamma di scelta dolce e salata proposta da un operatore e presentata nello stile del buffet assistito. Quale può essere il grande limite di questa idea? La mancanza di spazio nella breakfast room.

Quella del servizio in camera rappresenta, indubbiamente, la scelta più sicura per quanto riguarda il rispetto dei protocolli e l’evitare possibili assembramenti. Difatti, in questo frangente, il flusso di lavoro degli operatori e del personale di sala si sposta completamente dalla breakfast room alla camera del cliente. Attenzione però: perché alla base ci deve essere una grande organizzazione lungo tutta la filiera della prima colazione. Precisione e puntualità sono fondamentali.

Fai da te + me. Questa è una delle soluzioni più creative e innovative per rispettare i protocolli e servire allo stesso tempo un’ottima prima colazione. Per fai da te cosa si intende? La possibilità di inserire in camera delle amenities per il cliente (ad esempio il bollitore, le cialde o altro) per poi invogliarlo ad ordinare un surplus di prodotti, da servire ovviamente direttamente in camera. Una proposta di difficile gestione sia dal punto di vista organizzativo che da quello dello sviluppo. Se non si è chiari nella spiegazione e nello svolgimento della formula si rischia di penalizzare il cliente.

Un’altra possibilità potrebbe essere quella della convenzione esterna. Prima parlavamo del grande limite di avere una piccola breakfast room: potrebbe essere risolto appoggiandosi a un bar o a una pasticceria limitrofa alla struttura alberghiera. Con questa soluzione il fattore rischio viene completamente azzerato e pure i costi del personale, ma ovviamente la strada da percorrere per gli ospiti non deve essere esagerata. Rappresenta quindi una possibilità per un hotel situato vicino al centro storico.

Un’ultima, ma non per importanza, possibilità di nuova proposta di breakfast potrebbe essere quella dell’asporto. Una soluzione che garantisce libertà d’azione per il cliente in totale sicurezza, ma che necessità di un’altissima cura del dettaglio. Diventa fondamentale fare in modo che i sapori e la fragranza degli alimenti rimangano invariati e allo stesso tempo anche il packaging richiede studio e attenzione per personalizzare la proposta, dando grande importanza al proprio brand.

Passiamo un attimo al lato pratico e vediamo realmente come cambia la gestione economica di una prima colazione post Covid rispetto al buffet libero al quale eravamo abituati in passato.

Partiamo quindi da un modello di colazione che ben conosciamo: il buffet libero. Prendendo come esempio una prima colazione a buffet libero da 100 clienti con un picco di lavoro da 2 ore, possiamo calcolare, dato il food cost unitario a 2,50€, un food cost totale a 250€. Quattro saranno state le risorse umane impiegate per proporre questo tipo di colazione per un totale di 16 ore. Valutando che il costo medio del personale è di 17€ l’ora, per calcolare il costo totale del personale sarà sufficiente moltiplicare 17 e 16 e il totale sarà di 272€.

Ora, confrontiamo i dati e i calcoli della tabella di lavoro specifica del buffet libero con quella del buffet assistito, quindi con servizio da parte di un operatore. Utilizzando come base di partenza e di paragone lo stesso numero di clienti, le ore di picco di lavoro e il food cost totale per 100 clienti, andiamo a vedere nel dettaglio come cambiano i costi con un tipo di colazione differente. Innanzitutto il personale impiegato passerà a 6 unità per un totale di 24 ore. Partendo sempre dal presupposto che mediamente il costo medio del personale è di 17€/h, il costo totale del personale sarà di 408€. Con un incremento del labor cost, rispetto ai 272€ del buffet libero, di 136€. Come si può ottimizzare questa spesa abbattendo i costi? Riorganizzando il lavoro del personale! Riconvertendo 3 unità per 2 ore ciascuna potremmo già avere un risparmio di 102€ sui 136€ di incremento.

Infine, possiamo confrontare questi modelli con la formula della colazione servita al tavolo con una comanda precompilata la sera prima. Partendo sempre dalla stessa base numerica (100 clienti, 2h di picco e un food cost di 250€) si nota che il personale impiegato corrisponde a 5 unità per 20 ore totali, per un costo finale del personale di 340€. Con un incremento del labor cost di 68€ rispetto alla modalità pre-Covid del buffet libero, ma che è possibile abbattere riconvertendo 3 unità del personale per 6 ore totali per un risparmio di 102€. Con questa soluzione quindi a fronte di un incremento di 68€ del labor cost, grazie alla riorganizzazione del personale, potremo avere un abbattimento dei costi di 102€ e quindi un risparmio di 34€.

Le possibilità sono tante. Le scelte differenti tra loro. Alcune più simili al concetto classico di buffet, altre più innovative, altre ancora più complesse dal punto di vista gestionale e organizzativo. L’elemento fondamentale è analizzare al dettaglio la tipologia della propria struttura, il target di riferimento, le dimensioni e la capacità organizzativa. Sotto questo punto di vista le tabelle riguardanti la gestione economica hanno ampiamente dimostrato quanto sarà indispensabile saper organizzare il flusso lavorativo delle proprie risorse umane. Ottimizzando il tempo e i compiti del nostro personale saremo in grado di mantenere intatta la qualità della proposta abbattendo i costi e massimizzando i ricavi.

In base a questi parametri potremo decidere quale prima colazione proporre alla nostra clientela e quale modello di breakfast attuare.